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Datenschutz in der ClubBuddy Vereinsapp

Was die App auf dem Handy verarbeitet, wozu sie Berechtigungen braucht, an wen Daten gehen und was freiwillig bleibt.

Stand: 31. Oktober 2026

Diese Erklärung gilt für die App ClubBuddy Vereinsapp (Android-Paket de.buddysolution.clubbuddy) und das Mitglieder-Portal unter member.clubbuddy.io. Für die Website clubbuddy.io gilt die Datenschutzerklärung, die unten auf jeder Seite verlinkt ist.

1. Wer wofür verantwortlich ist

Diese Angabe steht vorn, weil sie bestimmt, an wen Sie sich wenden.

Für die Daten Ihrer Mitgliedschaft ist Ihr Verein verantwortlich. Er entscheidet, welche Daten er erhebt, was er seinen Abteilungen zeigt und wie lange er die Daten aufbewahrt. Wir betreiben die Software in seinem Auftrag und sind an seine Weisungen gebunden (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Mitgliedsdaten verlangen Sie deshalb bei Ihrem Verein. Seine Anschrift steht in der App unter „Konto“.

Für den Betrieb der App selbst sind wir verantwortlich:

Buddy Solution UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Hohe Giethorst 7, 46397 Bocholt
E-Mail: hallo@clubbuddy.io

2. Welche Daten verarbeitet werden

Ihr Zugang: E-Mail-Adresse, Name und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort. Ohne diese Angaben gibt es keinen Zugang.

Mitgliedschaft: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, die Zuordnung zu Ihren Kindern und zu den Abteilungen, Beitragsart, Dokumente zur Mitgliedschaft und, sofern Sie eines erteilt haben, Ihre Bankverbindung mit Unterschrift für das SEPA-Mandat. Die Bankverbindung wird verschlüsselt gespeichert.

Training und Vereinsleben: Kursanmeldungen, Anwesenheit, Zusagen zu Veranstaltungen und, je nach Abteilung, etwa Gürtelgrade und Prüfungen oder Reitabzeichen. Bei Kindern sind das Daten über Minderjährige. Ihr Verein erhebt sie mit Ihrer Einwilligung als Erziehungsberechtigte.

Nachrichten und Inhalte: Was Sie dem Verein schreiben und er Ihnen, einschließlich Sprachnachrichten, angehängter Bilder und Dateien sowie Ihrer Stimmen bei Abstimmungen. Dazu Profilbilder und, wenn Ihr Verein die Kleinanzeigen eBuddy nutzt, Ihre Anzeigen mit Bildern.

Technische Angaben: Zeitpunkt der Zugriffe, IP-Adresse, App-Version und die Art des Geräts (App oder Browser). Sie liegen in den Server-Protokollen und dienen dem Betrieb und der Fehlersuche.

Fehlerberichte: Tritt in der App ein Fehler auf, geht ein Bericht an unseren Server. Was er enthält, steht im nächsten Abschnitt.

3. Fehlerberichte der App

Seit dem 1. Oktober 2026 meldet die App Programmfehler selbst an unseren Server. Vorher fiel ein Fehler erst auf, wenn ihn jemand von Hand meldete. Ein Bericht enthält:

Ihre Eingaben, Nachrichten oder Ihr Standort gehören nicht dazu. Weil die Fehlermeldung vom Programm stammt, kann sie in Einzelfällen einen Wert enthalten, mit dem die App gerade gearbeitet hat.

Gleichartige Fehler fassen wir zu einem Eintrag zusammen und zählen sie. Die Berichte bleiben auf unserem Server in Deutschland, gehen an keinen anderen Anbieter und werden zwölf Monate nach dem ersten Auftreten des Fehlers gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfrei laufenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, am einfachsten per E-Mail an die oben genannte Adresse.

4. Wozu die App Berechtigungen braucht

Jede Berechtigung wird erst beim ersten Gebrauch erfragt. Sie können sie jederzeit in den Systemeinstellungen zurücknehmen; die übrigen Funktionen laufen weiter.

Bilder und Dokumente wählen Sie über die Dateiauswahl Ihres Geräts aus. Die App sieht dabei nur die Datei, die Sie auswählen.

5. Gesichtserkennung

Einzelne Vereine setzen Gesichtserkennung ein, damit Kinder ohne Karte und ohne Telefon einchecken können. Das sind biometrische Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Deshalb gilt:

6. Der Assistent KiBuddy

Hinter dem Knopf „Hilfe“ steht KiBuddy, ein Assistent, der Fragen zur Bedienung beantwortet. Er ist ausgeschaltet, bis Ihr Verein ihn einschaltet. Die Antworten erzeugt ein Sprachmodell des Anbieters Anthropic (USA). Wenn Sie KiBuddy eine Frage stellen, gehen dorthin:

Schreiben Sie dort nichts hinein, was nicht hinaus soll. Den Wortlaut Ihrer Fragen speichern wir nicht; festgehalten wird nur, zu welchem Thema gefragt wurde. Meldet KiBuddy auf Ihren Wunsch einen Fehler an unser Support-Team, entsteht daraus eine Aufgabe in unserem eigenen System.

7. Zahlungen

Beiträge zieht Ihr Verein in der Regel per SEPA-Lastschrift von seiner eigenen Bank ein. Daneben gibt es Zahlungen über einen Zahlungsdienst:

Die Zahlung selbst geben Sie auf der Seite des Zahlungsdienstes ein. Wir erhalten nur, was für die Zuordnung nötig ist: Betrag, Zahlart und ob die Zahlung eingegangen ist.

8. An wen Daten weitergegeben werden

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung. Die App enthält kein Werbe- und kein Analyseprogramm eines Drittanbieters. Weitergegeben wird nur, was für den Betrieb nötig ist:

Übermittlung in die USA

OneSignal und Google LLC sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für sie gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Geprüft am 31. Oktober 2026 auf der offiziellen Liste des US-Handelsministeriums, Status jeweils „Active“:

Die Schnittstelle von Anthropic nutzen wir unter den geschäftlichen Bedingungen des Anbieters. Für die Übermittlung an Anthropic gelten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), vereinbart im Data Processing Addendum von Anthropic.

9. Wie lange gespeichert wird

Ihre Daten bleiben gespeichert, solange Ihre Mitgliedschaft besteht. Danach gilt:

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die bis dahin erfolgte Verarbeitung dadurch unrechtmäßig wird.

In der App finden Sie unter „Konto“ im Bereich „Datenschutz“ zwei Schaltflächen: Meine Daten exportieren gibt Ihnen alles Gespeicherte als Datei. Konto löschen beantragen speichert Ihre Löschanfrage mit Datum in Ihrem Mitgliedsprofil; eine Nachricht an Ihren Verein oder an uns geht dabei derzeit nicht hinaus. Schreiben Sie deshalb für die Löschung an hallo@clubbuddy.io. Buddy Solution löscht Zugang, Nachrichten und Push-Kennung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Anfrage. Wie die Löschung abläuft, steht auf der Seite Konto und Daten löschen.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

11. Was auf Ihrem Gerät bleibt

Die App speichert Ihren Anmeldezustand und einige Einstellungen auf dem Gerät, damit Sie sich nicht bei jedem Start neu anmelden müssen. Diese Angaben verlassen das Gerät nicht. Beim Abmelden wird der Anmeldezustand entfernt. Ihre E-Mail-Adresse bleibt stehen, damit Sie sie beim nächsten Anmelden nicht neu eintippen müssen; sie verschwindet, wenn Sie die App deinstallieren oder ihre Daten in den Systemeinstellungen löschen.

12. Änderungen

Ändert sich die Verarbeitung, ändert sich diese Erklärung. Das Datum oben sagt Ihnen, welchen Stand Sie lesen.

Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie an hallo@clubbuddy.io. Buddy Solution UG (haftungsbeschränkt) i. G., Bocholt.