Für Vorstand und Abteilungsleitung

Die Warteliste im Sportverein

Von Daniel Schepers, Buddy Solution · Stand Oktober 2026

Kinderturnen, Schwimmkurs, Judo für Sechsjährige: In vielen Vereinen sind die beliebten Gruppen voll, und Familien warten Monate auf einen Platz. Wird einer frei, kommt fast immer dieselbe Frage auf: Wer ist jetzt dran? Diese Seite beschreibt, wie sich eine Warteliste so führen lässt, dass die Antwort für alle nachvollziehbar ist.

Die Aufnahme regelt die Satzung

Nach § 58 Nr. 1 BGB soll die Satzung eines eingetragenen Vereins Bestimmungen über den Eintritt der Mitglieder enthalten. Eine Warteliste kommt im Gesetz nicht vor. Sie ist ein Hilfsmittel des Vorstands oder der Abteilung, um begrenzte Plätze zu verteilen. Wie das geschieht, kann der Verein selbst festlegen, etwa in der Satzung, in einer Abteilungsordnung oder per Vorstandsbeschluss.

Schriftlich festgehalten hilft eine solche Regel vor allem dem Vorstand. Wenn sich eine Familie übergangen fühlt, lässt sich auf eine Regel verweisen, die für alle gilt.

Reihenfolge nach Eingang

Am einfachsten zu erklären ist die Reihenfolge nach dem Datum, an dem sich jemand auf die Liste gesetzt hat. Dafür muss dieses Datum für jeden Eintrag festgehalten werden, und zwar je Gruppe. Wer für zwei Trainingszeiten angemeldet ist, kann in der einen Gruppe an dritter Stelle stehen und in der anderen an zehnter.

Ausnahmen, die viele Vereine machen, etwa für Geschwisterkinder oder Kinder von Trainern, sollten in derselben Regel stehen, damit jede Familie sie vorher kennt.

Wenn ein Platz frei wird

Ein frei gewordener Platz wird am besten einer Person nach der anderen angeboten. Schreibt der Verein alle Wartenden gleichzeitig an, gewinnt die Familie, die zuerst ihre Mails liest, und die Reihenfolge der Liste spielt keine Rolle mehr.

Damit ein Angebot den Platz nicht unbegrenzt blockiert, braucht es eine Frist, deren Länge der Verein festlegt. Wer innerhalb der Frist nicht antwortet oder absagt, ist für diesen einen Platz nicht mehr dran, und das Angebot geht an die nächste Person. Ob jemand nach Ablauf der Frist seinen Platz auf der Liste behält oder ans Ende rückt, sollte die Regel des Vereins ebenfalls festlegen.

Welche Daten der Verein speichern darf

Wer sich auf eine Warteliste setzen lässt, möchte Mitglied werden. Die Daten, die der Verein dafür braucht, darf er nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO verarbeiten, denn sie dienen einer vorvertraglichen Maßnahme auf Anfrage der betroffenen Person. Dazu gehören Name, Kontakt, gewünschte Gruppe und bei Kindern das Geburtsdatum, wenn die Gruppen nach Alter eingeteilt sind.

Bei der Erhebung muss der Verein nach Art. 13 DSGVO darüber informieren, wozu die Daten dienen und wie lange er sie aufbewahrt. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO dürfen sie nicht länger gespeichert werden, als es für diesen Zweck nötig ist. Wer die Liste verlässt, ohne aufgenommen zu werden, sollte also nach einer festgelegten Zeit gelöscht werden.

Was ClubBuddy bei der Warteliste übernimmt

Gebaut

Für jede Gruppe gibt es eine eigene Liste mit dem Datum, seit dem jemand wartet. Kinder und Erwachsene können für mehrere Gruppen gleichzeitig angemeldet sein und stehen in jeder an ihrer eigenen Stelle.
Wartedaten aus einer Übernahme von Altdaten, die nicht genau bekannt sind, stehen in der Liste mit dem Zusatz „geschätzt“.
Für Gruppen mit Teilnehmergrenze zeigt die Liste, wie viele Plätze frei sind. Laufende Angebote zählen dabei als vergeben.
Der Verein wählt, wie nachgerückt wird. Ab Werk lädt er von Hand ein, mit Probetraining oder direkt zur Mitgliedschaft. Schaltet er das automatische Nachrücken ein, bekommt die erste Person der Liste ein Angebot, sobald ein Platz frei ist.
Jedes Angebot hat eine Frist, die der Verein festlegt (ab Werk drei Tage). Läuft sie ab, wird der Link im Angebot ungültig und der Platz wird wieder frei. Beim automatischen Nachrücken geht er dann an die nächste Person.
Als eingeladen gilt jemand erst, wenn die Mail auch verschickt wurde. Ohne Mailadresse wird die Person übersprungen, und der Verein sieht den Grund.
Eltern sehen die Wunschgruppen ihrer Kinder in der App und können sie selbst ändern. Erwachsene, die selbst warten, können das ebenso.

Noch nicht dabei

Vorrangregeln wie für Geschwisterkinder kennt das Programm nicht. Wer bevorzugt werden soll, lädt der Verein von Hand ein.
Eine Löschfrist, nach der Wartende von selbst aus dem Programm verschwinden, gibt es nicht. Das Löschen erledigt der Verein von Hand.
Eine Teilnehmergrenze wird beim Einschreiben nicht erzwungen. Wer eine volle Gruppe überbucht, bekommt einen Hinweis.

Warteliste, Probetraining und Anmeldung in einem Programm. ClubBuddy verwaltet den ganzen Verein, jede Abteilung bekommt dazu die Werkzeuge ihrer Sportart. Die ersten drei Monate sind kostenlos.

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Stand Oktober 2026, geprüft gegen § 58 BGB und Art. 5, 6 und 13 der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Für die Regeln eurer Warteliste und eure Datenschutzhinweise fragt im Zweifel euren Landessportbund oder eine Rechtsberatung.